Verifikasi Data Kepemilikan Manfaat

Verifikasi pada saat pengiriman

Verifikasi pada saat pengiriman harus:

  • Memastikan informasinya sesuai dengan pola yang dikehendaki dan bebas dari ambiguitas (misalnya, kode pos mengikuti format kode pos yang dikehendaki di negara tertentu; total saham tidak melampaui 100%)
  • Memastikan informasinya mencerminkan nilai yang benar-benar ada dan nyata dengan memeriksa silang ke sistem otoritatif dan register pemerintah lainnya bilamana memungkinkan (misalnya, kode pos memang benar-benar ada)
  • Memeriksa bukti pendukung dengan memeriksa informasi yang dikirimkan dan dibandingkan dengan dokumen aslinya (baik salinan cetak ataupun melalui identifikasi digital, misalnya bukti alamat; paspor untuk identitas pemilik atau pengirim; sertifikat saham untuk kepemilikan).

Pengungkapan BO terdiri atas tiga jenis informasi:

  1. Informasi tentang orang-orang yang terlibat dalam hubungan kepemilikan atau pengendalian
  2. Informasi tentang sifat kepemilikan atau pengendalian mereka
  3. Informasi tentang perusahaan atau badan hukum lain yang mereka miliki atau kendalikan

Berbagai pemeriksaan verifikasi dapat dilakukan terhadap masing-masing pernyataan informasi tersebut. Aturan pengungkapan harus benar-benar dapat menghilangkan kekaburan identitas (disambiguasi) antara individu dan entitas yang berlainan, poin 1 dan 3, baik dalam jenis data yang dikumpulkan maupun mekanisme verifikasi yang digunakan. Poin 2, informasi tentang sifat kepemilikan atau pengendalian adalah yang paling sulit diverifikasi dan merupakan titik terjadinya sebagian besar kepalsuan disengaja. Verifikasi terhadap masing-masing jenis informasi ini jauh lebih mudah dilakukan ketika datanya terstruktur (yaitu, tersusun secara rapi dan konsisten dalam field terpisah dan idealnya dapat dibaca mesin), daripada yang tidak terstruktur. Informasi tentang pengirim merupakan metadata yang sangat penting bagi ketiga pernyataan informasi di atas.

Pendekatan untuk memverifikasi tiga jenis informasi ini dapat dibagi menjadi tiga kategori utama seperti yang dipaparkan di bawah. Harus diingat bahwa satu pendekatan tidak menafikan pendekatan lainnya dan bahwa beberapa pendekatan itu saling melengkapi dan dapat saling memperkuat keandalan dan kualitas data.

Memastikan kesesuaian

Pemeriksaan kesesuaian

Apakah datanya mengikuti pola yang dikehendaki? Sebagai contoh, apakah format tanggal lahir sesuai dengan format yang biasanya dan apakah sistem menolak tanggal yang tidak dapat diterima, seperti 31 Februari?

Pemeriksaan kesesuaian merupakan alat yang efektif untuk menghapus kesalahan tidak disengaja. Implementasi pemeriksaan dalam format digital adalah relatif mudah dan murah. Akan tetapi, pemeriksaan ini kurang efektif dalam mengatasi kepalsuan disengaja.

Contoh: Belgia

Dalam Register-UBO Belgia (BO Akhir), sistem mencegah registrasi lebih dari 100% saham/hak pilih untuk seorang individu karena hal tersebut mustahil secara teknis sehingga memastikan data sesuai dengan pola yang dikehendaki. [1]

Memastikan nilainya nyata dan ada

Memeriksa silang data

Apakah Anda dapat mencari detailnya dalam sistem yang otoritatif, seperti register pemerintah lainnya, untuk memeriksa keakuratannya? Sebagai contoh, apakah tanggal lahir dapat diperiksa silang ke pencatatan sipil atau apakah sistem ID Digital pemerintah dapat memverifikasi identitas?

Pemeriksaan silang data dapat diotomatiskan hingga tingkatan yang signifikan, dan lebih efektif daripada kesesuaian, baik secara umum maupun secara spesifik, dalam mengatasi kepalsuan disengaja. Pemeriksaan silang yang efektif membutuhkan infrastruktur dan kemampuan teknis dasar, termasuk di badan-badan pemerintah yang lain, sebagai penyedia data bagi pemeriksaan silang tersebut. Jika belum ada, amanat undang-undang yang baru harus dibuat agar dapat menggunakan data ini. Pemeriksaan ini bergantung pada keberadaan dan keakuratan register otoritatif (apakah data dalam register tersebut telah diverifikasi?). Pemeriksaan ini mungkin hanya mencakup warga negara dalam negeri, yang bergantung pada ketersediaan jenis informasinya.

Contoh: Tiongkok

Di Tiongkok, informasi kepemilikan manfaat sudah diperiksa silang dengan sejumlah register pemerintah yang lain, termasuk Administration of Industrial and Commercial Registration Information System, National Enterprise Credit Information Publicity System, Unified Social Credit Code Inquiry of National Organization System, Commercial Entity Registration Information Platform, Commercial Entity Credit Information Publicity Platform, dan Tax Registration Inquiry System. [2]

Contoh: Denmark

Danish Central Business Register (CVR) otomatis melakukan pemeriksaan silang dengan berbagai register pemerintah untuk informasi yang dikirimkan, termasuk register sipil dan register alamat Denmark. Sistemnya menolak, misalnya, registrasi orang yang sudah meninggal dunia. [3]

Memeriksa bukti pendukung

Sertifikasi atau notarisasi

Apakah seseorang yang memiliki otoritas (misalnya, pengacara atau notaris) telah memeriksa secara mandiri bukti dokumen yang menunjang data dan mengonfirmasikan kebenarannya? Sebagai contoh, apakah notaris dapat kebenarannya? Sebagai contoh, apakah notaris dapat keakuratan pindaian paspor?

Pemeriksaan sertifikasi dapat digunakan untuk ketiga jenis informasi. Jenis pemeriksaan ini melibatkan orang pribadi pihak ketiga yang netral (sering kali di bawah sumpah) yang mempertaruhkan reputasi profesional atas klaim-klaim keakuratan dan bertanggung jawab atas penyerahan berkas yang salah. Pemeriksaan sertifikasi memang membutuhkan persyaratan dan pedoman yang ketat agar tidak jatuh ke dalam praktik pengiriman informasi yang menyimpang (lihat contoh di bawah). Untuk pemerintah yang secara teknis lebih sederhana, notarisasi sebagai sarana sertifikasi sering menjadi opsi yang dapat ditempuh, seperti yang dapat disaksikan di beberapa negara dengan penghasilan rendah. [4] Penggunaan notaris dan pengacara dapat menjadi kendala biaya dalam melakukan perubahan dan relatif lebih mahal bagi perusahaan kecil sekaligus membutuhkan pemeriksaan verifikasi terhadap orang tersebut (misalnya, apakah pengacara ini memiliki izin praktik?).

Contoh: Slowakia

Di dalam Register of the Partners of the Public Sector di Slowakia, pihak ketiga – pengacara, notaris, bank, dan auditor – bertanggung jawab untuk memeriksa semua informasi dan dapat dimintai pertanggungjawaban jika diketahui memberikan informasi palsu. Tinjauan OpenOwnership atas pengiriman telah menunjukkan adanya potensi penyimpangan dalam kualitas bukti pendukung sarana kepemilikan dan pengendalian, karena sebagian dokumen bernotaris hanya memberikan deskripsi naratif tanpa kejelasan yang memadai, sedangkan dokumen bernotaris yang lain menyertakan diagram struktur organisasi perusahaan yang jelas.

Contoh: Jepang

Di Jepang, notaris wajib memeriksa identitas pemilik manfaat dengan memeriksa anggaran dasar dan dokumen lain yang dikirimkan. Mereka juga memeriksa identitas yang dibandingkan dengan basis data milik sendiri terkait kelompok kejahatan dan teroris internasional terorganisasi. [5]

Pemeriksaan Petugas Registrasi

Apakah petugas registrasi telah memeriksa bukti dokumen dan mengonfirmasi kebenarannya?

Pemeriksaan petugas registrasi dapat digunakan untuk ketiga jenis informasi dan makin meningkatkan keyakinan pada informasi yang disediakan. Jenis pemeriksaan ini membebaskan beban biaya dari pundak perusahaan jika dibandingkan dengan kewajiban sertifikasi oleh tenaga profesional pihak ketiga. Akan tetapi, petugas registrasi mungkin membutuhkan pelatihan tambahan terkait pemeriksaan keakuratan bukti dokumen. Jenis pemeriksaan ini juga perlu mempertimbangkan letak kewajiban secara cermat.

Memverifikasi pengirim

Upaya memverifikasi informasi tentang orang yang mengirimkan pengungkapan BO dapat memberikan perlindungan tambahan dari kiriman informasi palsu. Bergantung pada aturan pengungkapan, subjek verifikasi bisa pemilik manfaat, perwakilan perusahaan pengungkap, atau pihak ketiga. Informasi tentang pengirim pada dasarnya berupa metadata yang sangat krusial bagi peningkatan keandalan. Pemeriksaan verifikasi yang diuraikan di atas dapat digunakan untuk memverifikasi identitas pengirim informasi. Selain itu, perlu dipastikan bahwa orang yang bersangkutan memiliki otoritas untuk mengirimkan informasi atas nama BO atau perusahaan.

Sistem di atas tentu akan mengurangi kesalahan dan kepalsuan disengaja serta membantu meningkatkan kualitas data. Namun seseorang masih dapat menyamarkan pemilik manfaat yang sesungguhnya. Sebagai contoh, orang yang sesungguhnya, memiliki otoritas, dan terverifikasi bisa mengirimkan informasi atas nama perusahaan yang sah sekaligus mengirimkan informasi tentang orang yang sesungguhnya dan terverifikasi yang bukan merupakan pemilik manfaat dengan tujuan menyamarkan BO yang sesungguhnya. Terdapat mekanisme verifikasi tambahan yang dapat digunakan setelah pengiriman untuk meningkatkan kualitas data lebih lanjut.

Catatan kaki

[1] FATF, “Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons”. Oktober 2019. Tersedia di: https://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/Best-PracticesBeneficial-Ownership-Legal-Persons.pdf [Diakses 20 April 2020].

[2] Ibid.

[3] Ibid.

[4] Sebagai contoh, di Mali. Lihat GIABA, “Anti-money laundering and counter-terrorist financing measures. Mali Mutual Evaluation Report”. November 2019. Tersedia di: http://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/reports/mer-fsrb/GIABA-Mutual-Evaluation-Mali-2019.pdf [Diakses 20 April 2020].

[5] FATF, “Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons”.

Next page: Verifikasi setelah pengiriman