Se deben mantener los datos actualizados y conservar los registros históricos.
- La ley debe exigir que el registro inicial y las modificaciones subsiguientes a los beneficiarios finales sean presentados de manera oportuna, con información actualizada dentro de un período de tiempo corto y definido después de que ocurra cualquier modificación.
- Se debe exigir legalmente que los datos se confirmen periódicamente como correctos, al menos una vez al año.
- La ley debe exigir que todas las modificaciones en los beneficiarios finales sean informadas.
- La información debe conservarse durante un número razonable y específico de años, incluso aquella sobre vehículos societarios inactivos y disueltos.
Un registro de beneficiarios finales incluye información que se acumula con el tiempo y refleja una cronología de las declaraciones sobre la titularidad y el control. La nueva información sobre la titularidad y el control de un vehículo societario reemplaza la información anterior a medida que se venden acciones, se firman contratos, se actualizan las reglas de la empresa y se incorporan nuevas entidades.
Mantener los datos actualizados es fundamental para aumentar la confianza en la exactitud de la información y la eficacia de los regímenes de divulgación. Requerir la declaración oportuna de modificaciones en los datos de titularidad o detalles de personas físicas o personas jurídicas aumenta la confianza en que los datos están actualizados; reduce el riesgo de que los beneficiarios finales de un vehículo societario puedan ser equivocados durante una ventana de presentación prolongada; y contribuye a cumplir con los requisitos del Estándar del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).
Requerir que los datos se actualicen regularmente, y que esas actualizaciones incluyan todas las modificaciones que ocurrieron desde la última declaración, permite la auditabilidad y elimina la posibilidad de que los vehículos societarios oculten cambios decorto plazo en los beneficiarios finales.
Es importante mantener la información histórica, ya que esto puede ayudar a descubrir vínculos que no son inmediatamente evidentes a partir de la información actual. Por ejemplo, mantener y publicar registros históricos evita que una entidad oculte su identidad al cambiar su nombre, o que un beneficiario final se oculte al volver a constituir la entidad. Los registros históricos y auditables son fundamentales para que las fuerzas del orden verifiquen las afirmaciones de titularidad. Las modificaciones históricas pueden servir durante la investigación, incluso cuando se cuestiona la precision de los datos, y proporcionar evidencia de "quién sabía qué y cuándo" para evaluar, por ejemplo, si la diligencia debida se llevó a cabo de manera efectiva en un momento determinado. Una política de publicación que explique, p. ej., por qué determinados campos de información pueden eliminarse de las declaraciones después de una fecha determinada, ayudará a los usuarios de datos a interpretar la información.
Recursos
- Creación de un registro auditable de beneficiarios finales (Building an auditable record of beneficial ownership)
- Diseño de sanciones y su aplicación para la divulgación de beneficiarios finales (Designing sanctions and their enforcement for beneficial ownership disclosure)
- Guía para implementar la transparencia de beneficiarios finales: Aspectos legales de la creación de un registro