Les données devraient être mises à jour et des archives historiques conservées
- La loi devrait exiger que l’enregistrement initial et les modifications ultérieures de la propriété effective soient transmis en temps utile, les informations devant être actualisées dans un délai court et défini après tout changement.
- La loi devrait exiger que l’exactitude des données soit périodiquement confirmée, au moins une fois par an.
- La loi devrait exiger que tous les changements dans la propriété effective soient tenus d’être signalés.
- Les informations devraient être conservées pendant un nombre raisonnable et déterminé d’années, y compris pour les structures sociétaires dormantes et dissoutes.
Un registre de propriété effective est un registre d’informations qui se constitue au fil du temps et reflète une chronologie des déclarations relatives à la propriété et au contrôle. Les nouvelles informations relatives à la propriété et au contrôle d’une structure sociétaire remplacent les anciennes au fur et à mesure que des actions sont vendues, que des contrats sont signés, que les statuts de la société sont actualisés et que de nouvelles entités sont constituées.
La mise à jour des données est essentielle pour renforcer la confiance quant à l’exactitude des données sur la propriété effective et l’efficacité des régimes de divulgation. Le fait d’exiger la divulgation en temps utile des changements apportés aux données relatives à la propriété ou aux détails concernant les personnes physiques ou morales renforce la confiance que les données sont d'actualité, réduit le risque que la propriété effective d'une structure sociétaire puisse faire l’objet d’une divulgation erronée une longue fenêtre de soumission et contribue à satisfaire aux exigences de la Norme du Groupe d’action financière (GAFI).
Le fait d’exiger que les données soient régulièrement mises à jour, et que ces mises à jour comportent l’ensemble des changements intervenus depuis la dernière déclaration, permet leur vérification et écarte la possibilité pour les structures sociétaires de dissimuler des changements à court terme dans la propriété effective.
Il convient de conserver les informations historiques car elles peuvent faciliter la découverte de liens qui ne sont pas tout de suite évidents à partir des informations actuelles. Par exemple, la conservation et la publication d’archives historiques empêchent une entité de masquer son identité en changeant de nom, ou un bénéficiaire effectif de se cacher en créant une nouvelle structure juridique. Les registres historiques et vérifiables sont essentiels pour que les autorités d’enquête et de poursuite puissent vérifier les revendications de propriété. Les changements historiques peuvent être consultés au cours de l’enquête, même lorsque l’exactitude des données est remise en question, et ils peuvent fournir des éléments de preuve indiquant « qui savait quoi et quand » afin d’évaluer, par exemple, si des mesures de diligence raisonnable ont effectivement été entreprises à un moment donné. Une politique de publication expliquant, par exemple, pourquoi certains champs d’informations peuvent être expurgés des déclarations après une certaine date aidera les utilisateurs de données à interpréter les informations.
Ressources
- Établir des registres vérifiables des déclarations de propriété effective
- Designing sanctions and their enforcement for beneficial ownership disclosure (Conception des sanctions et de leur application pour la divulgation des informations sur les bénéficiaires effectifs)
- Guide de mise en œuvre de la transparence de la propriété effective : Aspects juridiques de la création d’un registre
