À jour et auditable

Les données doivent être actualisées et les archives historiques conservées

  • La loi exige que l’enregistrement et les modifications ultérieures des bénéficiaires effectifs soient communiqués en temps opportun, accompagnés d’informations à jour dans de brefs délais.
  • L’exactitude des données doit être vérifiée au moins tous les ans.
  • Toute modification apportée aux bénéficiaires effectifs doit être signalée.
  • Des archives vérifiables des bénéficiaires effectifs des entreprises doivent être disponibles. Les déclarations doivent être datées et les archives historiques doivent être conservées et publiées, notamment pour les entreprises en sommeil et dissoutes.

Il est indispensable de maintenir à jour les données relatives aux bénéficiaires effectifs afin d’accroître la confiance dans leur précision et dans l’efficacité des régimes de divulgation. Le fait d’exiger une communication rapide des modifications apportées aux données sur la propriété ou aux coordonnées des personnes physiques ou morales permet de renforcer le sentiment d’actualité de ces données. De plus, il réduit le risque de mauvaise interprétation du bénéficiaire effectif d’une entité juridique avec un délai de communication trop long.

Les données doivent être régulièrement mises à jour et inclure toutes les modifications apportées depuis la dernière déclaration. Ainsi, les entreprises n’ont pas la possibilité de masquer les modifications à court terme de leur propriété effective. Autrement, une faille pourrait permettre aux acteurs de contourner l’obligation de divulguer toutes les personnes ayant détenu la propriété effective de l’entreprise.

Il est important de conserver les informations historiques sur les entreprises, car elles contribuent à révéler des liens qui ne sont pas immédiatement évidents à partir des informations actuelles. Par exemple, en conservant et en publiant les documents historiques, une entité ne peut pas dissimuler son identité en changeant de nom, ou un bénéficiaire effectif ne peut pas se cacher derrière une reconstitution. Les documents historiques et vérifiables sont indispensables aux autorités d’enquête et de poursuite qui peuvent ainsi vérifier la propriété effective d’une entreprise. Les modifications historiques peuvent être citées en référence lors d’une enquête si l’exactitude des données est remise en question. De plus, elles peuvent prouver qui était au courant et de quoi afin de déterminer, par exemple, si des vérifications préalables ont été effectuées à un moment donné.