Consideraciones para el diseño de bases de datos relacionales destinadas a la información sobre los beneficiarios finales
5. Estructura de la base de datos
A continuación, se brinda un diagrama de relaciones y entidades de la estructura que podría tener una base de datos de beneficiarios finales. No contiene los detalles de todos los campos que deberían recopilarse.
Por ejemplo, la tabla de "declaración" tiene los campos "persona", "entidad" y "relación", que son marcadores de posición. Por consiguiente, representa toda la estructura, pero no constituye un modelo completo que podría utilizarse para implementar un registro de beneficiarios finales.
Figura 2. Ejemplo de un diagrama simplificado de base de datos
a) Tablas
i) Tabla de declaración
Debería haber una tabla donde se almacene la declaración de los beneficiarios finales. Esta tabla de declaración actúa como un registro de auditoría de las declaraciones de la empresa. Debería cumplir los siguientes requisitos:
- Contener la mayor cantidad posible de datos introducidos por el usuario sin procesar.
Es importante procurar que no se pierdan datos en el proceso de recopilación. Esto tiene por objeto asegurar que, en caso necesario, pueda replicarse el procesamiento de dichos datos.
- Recopilar la mejor información de calidad que la persona que realiza la declaración posea sobre las relaciones, las entidades y las personas conocidas.
Recopilar la mayor cantidad posible de información para completar los campos estructurados, como la búsqueda de listas de códigos. Si se recopila información en línea, el sistema debería ofrecer la función de búsqueda de listas de códigos, entidades y personas conocidas, como se detalla en la sección sobre recopilación de datos.
- Almacenarse en la forma de registro, para asegurarse de que se cree un nuevo registro para cada nueva declaración.
Agregar una nueva fila por cada declaración con una fecha que se asocie con cada entrada. No deberían realizarse ACTUALIZACIONES en ellas. Por ejemplo, si la única diferencia es la fecha de la declaración (como la de una declaración anual donde no hubo ningún cambio en la titularidad o el control de la empresa), entonces, debería agregarse una nueva fila.
ii) Tablas de declaración
Los datos de declaración deberían procesarse en tablas de declaración para las personas, las entidades y las relaciones. Estas tablas deberían reunir los siguientes requisitos:
- Representar la historia completa (todos los cambios) de la persona, la entidad o la relación.
Cuando se realiza una declaración diferente a la anterior, debería agregarse una nueva fila a la tabla afectada. Esto puede abarcar las declaraciones de confirmación donde solo el id de declaración y la fecha son diferentes, en jurisdicciones donde la ley exige llevar a cabo tales confirmaciones.
Por ejemplo, si la participación accionaria de una persona aumenta, entonces, debería agregarse una nueva fila en la tabla de relación que contenga dicha información actualizada.
- Solo crear nuevas entradas cuando haya un cambio desde la última declaración.
Debería haber menos duplicaciones que en las tablas de declaración, y solo deben generarse nuevas declaraciones si hubo una modificación.
Por ejemplo, en la situación descrita, donde cambió el nivel de participación accionaria, no hay necesidad de actualizar las tablas de persona o entidad, a menos que también se hayan realizado modificaciones en ellas.
- Generar declaraciones del BODS.
Estas tablas deberían contener los datos, procesados a partir de la declaración, que se utilizarán posteriormente para completar las declaraciones del BODS. Debería haber un mapeo directo entre estas tablas internas de bases de datos y sus objetos de nivel superior relacionados en el esquema del BODS.
Por ejemplo, la(s) tabla(s) de persona en una base de datos de beneficiarios finales debería(n) poder publicar todos los campos en una declaración sobre persona del BODS. Un arreglo de datos en el BODS indica una relación uno a muchos que la base de datos podría implementar utilizando una estructura de tablas primaria y secundaria.
- Contener filas cuyos valores son modificados en raras ocasiones.
Todos los campos que se publicarán de acuerdo con el BODS deberían permanecer inalterables después de la creación de la fila que contiene sus valores, pero podrían modificarse determinados campos que se relacionan con el procesamiento de los datos, por ejemplo:
− vínculos con filas de declaraciones anteriores para indicar que esta fila sustituye la anterior;
− intervalos de fechas de cuándo se aplicaba la información.
- Ser totalmente reproducibles a partir de las declaraciones.
Estas tablas deberían poder reproducirse a partir de la información de las tablas de declaración para todos los campos, aparte de aquellos id que el sistema genera.
- Contener el id de declaración que produjo estas declaraciones.
El sistema debería publicar el id de declaración en cada una de las filas que posiblemente representan múltiples cambios en las distintas tablas. Esto significa que todas las actualizaciones pueden rastrearse hasta la declaración inicial, lo que apoya el uso de datos.
iii) Tablas actuales
El sistema debería procesar los datos de las declaraciones para generar las tablas de persona, entidad y relación que hacen referencia a la información más conocida en la actualidad. Esto permite tener instantáneas de la información actualizada sobre los beneficiarios finales que se publicará. Estas tablas deberían reunir los siguientes requisitos:
- Contener un único "id" generado para cada persona dentro de las declaraciones de cada entidad.
Esto posibilita registrar e informar una historia de cambios en cada persona y su relación con dicha entidad. Esto es al margen de cualquier id generado de manera externa, como un número de identificación nacional (persona) o un número de empresa (entidad).
- Contener un único "id" para cada persona, entidad o relación dentro de las declaraciones de la base de datos.
Esto ayuda a comprender el caso cuando una persona es beneficiaria final de dos o más entidades. Estos id pueden generarse de manera interna o externa, como un número de identificación nacional (persona) o un número de empresa (entidad).
- Vincularse con el registro de la declaración más actualizado.
Esto posibilita que se registre e informe el estado actual de cada persona, entidad y relación.
- Ser reproducibles a partir de las tablas de declaración.
Esta tabla debería mostrar información del momento actual y, en caso de ser necesario, podría calcularse a partir de las tablas de declaración, aparte de los campos "id".
b) Campos
En esta sección, se destacan los campos importantes en las tablas de declaraciones y actuales en una base de datos de beneficiarios finales. No intenta comprender cada campo de la base de datos.
i) Campos de persona
Estos campos deberían estar en las tablas de declaración junto con las tablas de persona y declaración sobre persona.
- Referencias a los identificadores de persona
Para identificar de manera única a una persona, tanto interna como externamente como parte de una publicación del BODS, debería hacerse referencia a uno o más identificadores. Debería prestarse atención al uso de los identificadores internos de la base de datos, los identificadores de declaraciones del BODS y los identificadores del mundo real.
Es posible generar identificadores de declaraciones del BODS a partir de los identificadores internos de la base de datos. Consulte la sección Estrategias para la generación de identificadores en la documentación del BODS.
Las tres formas de identificadores del mundo real que el BODS acepta son un número de identificación nacional, un número de pasaporte o un identificador tributario. La verificación de un identificador de persona evita la duplicación de los datos de la persona en la base de datos de beneficiarios finales.
El declarante puede ingresar este identificador a través de una búsqueda con la que podrá corroborar si los datos sobre la identificación son válidos de acuerdo con la base de datos correspondiente. En ese momento, podría cifrarse u ocultarse de los usuarios de la base de datos a través de controles de acceso para cumplir con los requisitos de privacidad establecidos en la jurisdicción.
Cuando se publica información de acuerdo con el BODS, el identificador del mundo real no es un campo requerido, por lo que no debería publicarse a menos que haya motivos jurídicos para hacerlo. El id de declaración sobre persona debe publicarse y puede utilizarse para identificar de manera única a una persona.
- Campos de estado
Estos campos indican el estado actual de la información sobre una entidad, una persona o una relación (según lo informado por una entidad particular). Los campos de estado no estarán necesariamente en las tablas de declaración: pueden proceder de las tablas de declaración y actuales, y encontrarse en ellas.
Los valores de estado deberían incluir, como mínimo, el equivalente de declaraciones "nuevas", "actualizadas" y "cerradas" que se realizaron a lo largo del tiempo sobre una entidad, una persona ou na relación. Estas declaraciones forman una serie. La primera declaración en la serie debería tener el estado "nueva" y la última declaración debería tener el estado "cerrada". El resto de las declaraciones de la serie deberían tener el estado "actualizadas".
- Información sobre el nombre y la dirección
Cuando se recopilan direcciones, debería considerarse el carácter internacional del beneficiario final.
Por ejemplo, en los casos donde sea posible recopilar direcciones fuera de la jurisdicción de la base de datos, el sistema no debería exigir los formatos de código postal local.
ii) Campos de entidad
Estos deberían estar en las tablas de declaración junto con las tablas de entidad y declaración sobre entidad.
- Identificador de organización
Es preferible utilizar un identificador org-id junto con un identificador único del registro.
- Campos de estado
Estos indican el estado actual de la información sobre esta entidad, y solo pueden contener los estados "nueva", "actualizada" y "cerrada".
iii) Campos de relación
Estos deberían estar en las tablas de declaración junto con las tablas de relación y declaración sobre relación.
- Vínculos a tablas de persona y entidad
La tabla de declaración sobre relación también debería vincularse con las tablas de declaración sobre persona y entidad.
- Información conocida sobre el beneficiario final
Como participación accionaria, titularidad directa o indirecta.
- Equivalentes a la declaración sobre titularidad o control en el BODS
Estos campos recopilan todos los detalles de la información proporcionada sobre la participación en la titularidad o el control. Deberían poder publicarse como declaraciones sobre titularidad o control en el BODS.
- Campos de estado
Estos indican el estado actual de esta información, y solo puede contener los estados "nueva","actualizada" y "cerrada".