Aspects à prendre en compte relativement à l’élaboration de bases de données relationnelles pour les informations sur la propriété effective

  • Publication date: 16 December 2021
  • Author: Opening Extractives

5. Structure de la base de données

Ci-dessous figure un schéma des relations d’entités dans la structure qu’une base de données sur la propriété effective pourrait avoir. Il ne présente aucun détail sur l’ensemble des champs pour lesquels des données devraient être recueillies.

Par exemple, le tableau « déclaration » contient les champs « personne », « entité » et « relation », qui sont des espaces réservés. Par conséquent, ce tableau est représentatif de la structure globale, mais il ne constitue pas un modèle complet qui pourrait être utilisé pour mettre en œuvre un registre de bénéficiaires effectifs.

Example of a simplified beneficial ownership database diagram

Figure 2.Exemple de schéma simplifié de base de données

a) Tableaux

i) Tableau de déclaration

Un tableau où la déclaration de la propriété effective est stockée devrait être en place. Ce tableau de déclaration sert de journal d’audit des déclarations des entreprises. Il doit:

  • Contenir autant de données brutes saisies par les utilisateurs que possible

Il est important de s’assurer qu’aucune donnée n’est perdue lors de la collecte. Ceci permet de veiller à ce que le traitement de ces données puisse être répliqué, selon les besoins.

  • Collecter des informations de la meilleure qualité possible dont dispose la personne effectuant la déclaration et portant sur les individus, les entités et les relations qui sont connus

Collectez autant d’informations destinées à des champs de données structurées que possible – par exemple, des recherches de listes de codes. Si la collecte se déroule en ligne, le système devrait tenter de limiter les recherches aux individus, entités et listes de codes qui sont connus, ainsi que l’illustre la section sur la collecte de données ci-dessus.

  • Être stocké sous forme de journal, en s’assurant qu’un nouveau dossier est créé pour chaque déclaration

Ajoutez une nouvelle ligne pour chaque déclaration avec une date associée à chaque saisie. Les déclarations ne devraient pas faire l’objet de MISES À JOUR. Par exemple, même si la seule différence est la date de la déclaration (comme pour un rendement annuel en l’absence de changement de propriété ou de contrôle d’entreprise), il faut ajouter une nouvelle ligne.

ii) Tableaux des déclarations

Les données des déclarations doivent être traitées dans des tableaux de déclarations pour les personnes physiques, les entités et les relations. Ces tableaux doivent:

  • Représenter l’ensemble de l’historique (tous les changements) de la personne physique, de l’entité ou de la relation

Si une déclaration diffère d’une déclaration antérieure, une nouvelle ligne doit être ajoutée au tableau concerné. Cela peut inclure des déclarations de confirmation où seuls l’identificateur et la date de la déclaration diffèrent dans les juridictions où la loi impose de telles confirmations.

Par exemple, si la participation d’une personne physique augmente, il faut ajouter une nouvelle ligne contenant cette information à jour dans le tableau « Relation ».

  • Ne créer de nouvelles saisies qu’en cas de changement par rapport à la dernière déclaration

Il devrait y avoir moins de duplications que dans les tableaux de déclarations et de nouvelles déclarations ne doivent être créées que si un changement est survenu.

Par exemple, dans la situation de changement de niveau de participation décrite ci-dessus, il est inutile de mettre à jour le tableau « Personne physique » ou « Entité », à moins que les informations qu’il contient aient également changé.

  • Générer des déclarations conformes à la BODS

Ces tableaux doivent contenir les données traitées provenant de la déclaration qui sont ensuite utilisées pour remplir les déclarations conformes à la BODS. Il devrait y avoir une cartographie directe entre ces tableaux de bases de données internes et les objets des principaux niveaux dans le schémade la BODS.

Par exemple, le(s) tableau(x) « Personne physique » dans une base de données sur la propriété effective devrai(en)t permettre de publier tous les champs dans une déclaration de personne physique conforme à la BODS. Une matrice dans la BODS indique l’existence d’une ou d’un grand nombre de relations que la base de données pourrait mettre en œuvre en utilisant une structure de tableau parent-enfant.

  • Contenir des lignes dont les valeurs sont rarement modifiées

Tous les champs qui seront publiés conformément à la BODS doivent rester inchangés une fois que la ligne contenant leurs valeurs a été créée, mais certains champs liés au traitement des données pourraient être mis à jour – par exemple:

− des liens vers des lignes de déclarations antérieures pour indiquer que cette ligne remplace la déclaration précédente;

− les plages de dates indiquant la période d’application des informations.

  • Être pleinement reproduisibles à partir des déclarations

Ces tableaux doivent pouvoir être reproduits à partir des informations contenues dans les tableaux de déclarations pour tous les champs, en dehors des identificateurs générés par le système.

  • Contenir l’identificateur de déclaration qui a produit ces déclarations

Le système devrait publier l’identificateur de déclaration dans chacune des lignes qui représentent potentiellement plusieurs changements dans plusieurs tableaux. En d’autres termes, il est possible de suivre toutes les mises à jour jusqu’à la déclaration d’origine, en soutien à l’utilisation des données.

iii) Tableaux actuels

Le système devrait traiter les données de déclarations pour générer des tableaux de personne physique, d’entité et de relation qui se réfèrent aux informations courantes les mieux connues. Cela permet de publier des instantanés des informations courantes et à jour sur la propriété effective. Ces tableaux doivent:

  • Contenir un « identificateur » unique pour chaque personne dans les déclarations de chaque entité.

Il est ainsi possible de consigner et de rendre compte d’un historique des changements relativement à chaque personne et à sa relation avec cette entité. Cela vient s’ajouter à tous les identificateurs éventuellement générés en externe, y compris un numéro d’identification nationale (personne) ou un numéro d’entreprise (entité).

  • Contenir un « identificateur » unique pour chaque personne ou relation dans les déclarations de la base de données.

Cela promeut la compréhension du cas quand une personne physique est le bénéficiaire effectif de plusieurs entités. Ces identificateurs peuvent être générés en interne ou en externe, y compris un numéro d’identification nationale (personne) ou un numéro d’entreprise (entité).

  • Fournir un lien vers le dossier de déclarations le plus à jour

Cela permet de consigner et de rendre compte du statut courant de chaque personne, entité et relation.

  • Être reproduisibles à partir des tableaux de déclarations

Ce tableau doit présenter des informations actuelles et que l’on peut, si nécessaire, calculer à partir des tableaux de déclarations, en dehors des champs « Identificateur ».

b) Champs

Cette section présente les principaux champs dans la déclaration et les tableaux courants d’une base de données sur la propriété effective. Elle n’est pas destinée à couvrir chaque champ contenu dans la base de données.

i) Champs de personne physique

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclaration, avec les tableaux de personnes physiques et de déclarations de personnes physiques.

  • Références aux identificateurs de personnes

Pour identifier une personne de manière unique, à la fois en interne et globalement dans le cadre d’une publication conforme à la BODS, il devrait y avoir une référence à un ou plusieurs identificateur(s). Il convient d’envisager d’utiliser des identificateurs de base de données interne, des identificateurs de déclarations conformes à la BODS et des identificateurs du monde réel.

Il peut être possible d’établir des identificateurs de déclarations conformes à la BODS à partir d’identificateurs de base de données interne. Voir les Stratégies en matière de création d’identificateurs dans la documentation de la BODS.

Les trois formes d’identificateurs du monde réel que la BODS prend en charge sont un numéro d’identification nationale, un numéro de passeport ou un identifiant fiscal. La vérification de l’identificateur d’une personne permet d’éviter des doublons dans les données sur les personnes figurant dans la base de données sur la propriété effective.

Le déclarant peut saisir ces informations dans le cadre d’une recherche qui contrôle la validité de ces détails d’identification selon la base de données concernée. À ce stade, ces informations pourraient être cryptées ou masquées des utilisateurs de la base de données par le biais de contrôles d’accès, par souci de conformité à toute exigence de confidentialité en vigueur dans la juridiction concernée.

Lors d’une publication conforme à la BODS, un identificateur du monde réel n’est pas un champ obligatoire, et il ne devrait pas être publié, à moins que des dispositions juridiques ne l’imposent.L’identificateur de déclaration de personne physique doit être publié, et il peut être utilisé pour attribuer un identificateur unique à une personne.

  • Champs de statut

Ces champs indiquent le statut courant des informations sur une entité, une personne ou une relation (telles qu’elles sont soumises par une entité donnée). Les tableaux de déclarations ne contiennent pas nécessairement des champs de statut: ceux-ci peuvent provenir des tableaux de déclarations et courants.

Au minimum, les valeurs de statut doivent comprendre l’équivalent de déclarations « nouvelles », « mises à jour » et « fermées » soumises dans le temps au sujet d’une entité, d’une personne ou d’une relation, et elles forment une série. La première déclaration de la série aurait pour statut « nouvelle » et la dernière « fermée ». Toutes les autres déclarations de la série auraient le statut « mise à jour ».

  • Informations sur le nom et l’adresse

Lors de la collecte d’adresses, il convient de tenir compte de la nature internationale de la propriété effective.

Par exemple, s’il est possible que des adresses se trouvent hors de la juridiction de la base de données, le système ne doit pas appliquer des formats locaux pour le code postal.

ii) Champs d’entité

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclarations, avec les tableaux d’entités et de déclarations d’entités.

  • Identificateur d’organisation

Utilise de préférence un identificateur d’org-id en conjonction avec un identificateur de registre unique.

  • Champs de statut

Ces champs indiquent le statut courant des informations sur une entité et peuvent simplement contenir « nouvelles », « mises à jour » et « fermées ».

iii) Champs de relation

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclarations, avec les tableaux de relations et de déclarations de relations.

  • Liens vers les tableaux de personnes physiques et d’entités

Le tableau de déclaration de relation devrait également être relié aux tableaux de déclarations de personnes physiques et de déclarations d’entités.

  • Informations connues sur la propriété effective

Par exemple, participation, propriété directe ou indirecte.

  • Équivalent de la déclaration de propriété ou de contrôle dans la BODS

Ces champs doivent recueillir tous les détails des informations fournies sur la prise de participation ou de contrôle. Il devrait être possible de publier ces informations sous forme de déclarations de propriété ou de contrôle dans la BODS.

  • Champs de statut

Ces champs indiquent le statut courant de ces informations et peuvent simplement contenir « nouvelles » « mises à jour » et « fermées ».

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