Aspects à prendre en compte relativement à l’élaboration de bases de données relationnelles pour les informations sur la propriété effective
4. Collecte des données
Au stade de la collecte des données, une série de déclarations sont faites à propos d’une entité et des relations de propriété ou de contrôle qui relient l’entité à des personnes physiques et/ou à d’autres entités. Les formulaires sur la propriété effective qui sont utilisés pour recueillir ces données, qu’ils se présentent sur papier ou qu’ils soient publiés en ligne, doivent être remplis par une personne désignée ou autorisée par une entreprise déclarante.
Ainsi que le montre la figure 1, ces données peuvent être saisies directement sur un formulaire électronique ou indirectement en remplissant un formulaire sur papier. Examinez les facteurs suivants lors de la conception d’une méthodologie de collecte de données:
a) Déclarations initiales et mises à jour
Il convient de tenir compte des déclarations initiales et des mises à jour – appelées « déclarations mises à jour ».
Une déclaration mise à jour pourrait utiliser des champs préremplis provenant d’une déclaration antérieure, où la personne qui effectue la déclaration a la possibilité de les mettre à jour. Ceci permet de réduire les erreurs et les duplications. Il est également essentiel de documenter comment et quand un changement de propriété effective survient afin de pouvoir publier les déclarations conformes à la BODS qui remontent à n’importe quel moment dans le passé.
b) Clarté au sujet de ce qui est déclaré
La personne qui soumet la déclaration doit toujours savoir clairement et précisément quelles informations faisant l’objet de sa déclaration sont vraies. Cet aspect est particulièrement important dans les cas de mises à jour et de corrections partielles.
Par exemple, une personne peut devoir mettre à jour le nom d’un bénéficiaire effectif. Lorsqu’elle soumet cette information à jour, déclare-t-elle également:
- Que toutes les informations sur le bénéficiaire effectif sont exactes? ou
- Que les informations sur la propriété effective sont encore exactes? ou
- Uniquement que le nom du bénéficiaire effectif est maintenant exact?
L’interface doit faire en sorte que la personne procédant à la déclaration connaisse clairement les limites de ce qui est déclaré comme vrai.
Ces limites doivent ensuite être respectées et maintenues lorsque le système traite et stocke les informations. Au final, seules les informations activement déclarées comme vraies au moment de leur soumission seront représentées sous forme de nouvelles déclarations dans le système.
Cette clarté est importante, tant du point de vue de l’intégrité des données que sur le plan juridique.
c) Éviter les duplications
Dans un système idéal de base de données sur la propriété effective, quand une déclaration est faite à propos d’une personne physique, certains processus devraient contrôler l’existence d’un dossier concernant cette personne dans le système.
S’il existe effectivement, ce dossier doit être présenté dans l’interface ou être imprimé sur le formulaire afin que le déclarant puisse mettre à jour les informations suite au changement de la propriété effective de l’entité.
Les identificateurs du monde réel et les contrôles croisés avec des formulaires d’identification personnelle sont deux méthodes qui pourraient être utilisées pour éviter des duplications de données de dossiers de personnes.
d) Conception du formulaire
Des formulaires bien conçus facilitent autant que possible la tâche des personnes qui sont chargées de les remplir, de manière à obtenir des informations exactes et claires. Cela permet ainsi de réduire le nombre d’erreurs involontaires. La soumission d’informations plus précises devient plus simple et, à l’inverse, il est plus difficile de faire passer des informations délibérément fausses pour des erreurs.
Le document Beneficial ownership declaration forms: Guide for regulators and designers (Formulaires de déclarations de la propriété effective: guide à l’intention des autorités de réglementation et des concepteurs) présente un certain nombre d’aspects à prendre en compte pour l’élaboration d’un formulaire, ainsi qu’un exemple de remplissage de formulaire qui permet d’aborder ces questions. Nous recommandons que toute personne chargée d’élaborer une base de données sur la propriété effective consulte ce guide.
Pour des raisons de confidentialité, les données saisies par la personne qui soumet la déclaration ne sont pas toujours publiées dans des déclarations conformes à la BODS et, dans ce cas, le formulaire devrait le lui préciser.
Dans la mesure du possible, utilisez des méthodes de collecte de données qui recueillent des données structurées, ainsi que le décrit la section suivante.
e) Collecte de données structurées
Des listes déroulantes, des cases à cocher et des cases d’options sont toutes autant d’exemples de méthodes de collecte de données structurées.
La BODS spécifie un certain nombre de ses propres listes de codes et utilise des listes de codes standardisées. Si la personne procédant à la déclaration dispose de méthodes de collecte de données fermées pour ces champs, cela améliorera l’exactitude des données qui sont recueillies. Compte tenu de la nature non structurée des données recueillies avec cette méthode, la saisie de texte libre n’est pas recommandée.
Exemple de liste de codes de la BODS
La liste de codes interestLevel contient les valeurs « direct », « indirect » et « unknown » (inconnu). Un formulaire en ligne pourrait comprendre une case d’option ou un cadre déroulant pour recueillir l’une de ces valeurs.
Exemple de liste de codes standardisée
La BODS spécifie que les pays doivent être identifiés par leurs codes ISO à 2 lettres. Un formulaire en ligne devrait appliquer un menu déroulant utilisant des noms courts de la liste ISO et remplir la base de données avec le code à 2 lettres.
f) Recherches de données
La possibilité de rechercher des personnes ou des entités dépend des systèmes et de la législation à l’échelle locale. Il est peut-être possible d’effectuer des contrôles locaux sur des entités et des personnes quand elles sont divulguées dans une déclaration d’entreprise.
Ces contrôles locaux pourraient être réalisés dans le registre de propriété effective lui-même ou dans d’autres systèmes internes du gouvernement. Dans la mesure du possible, il convient d’effectuer ces contrôles locaux. Quelques exemples sont présentés ci-dessous.
Individus (personnes physiques)
Dans certaines juridictions, des numéros d’identité nationale sont utilisés et il se peut qu’un registre des bénéficiaires effectifs y ait accès. Il est peut-être possible de demander à la personne soumettant une déclaration de saisir un numéro d’identité nationale, puis de confirmer que les détails de la personne physique sont exacts.
Entreprises (entités)
Un registre des bénéficiaires effectifs peut être une prolongation d’un registre des entreprises, ce qui devrait permettre de rechercher des entités enregistrées dans un pays. Il est peut-être possible de demander à la personne soumettant une déclaration de saisir un numéro d’entreprise, puis de contrôler les détails connexes de l’entreprise.
g) Vérification de données en dehors de la juridiction d’un registre
La vérification des détails de personnes ou d’entités qui sont basées hors de la juridiction du registre est plus complexe. OO recommande d’adopter une approche fondée sur le risque, où le choix de méthodes de vérification adaptées implique une comparaison entre le risque que des données erronées soient saisies et l’effort de contrôler les vérifications.
OO a publié une note de politique sur les meilleures pratiques en matière de vérification. Il est recommandé que toute personne chargée d’élaborer une base de données sur la propriété effective consulte ce guide. De plus, un ticket concernant les caractéristiques sur Github résume les dernières réflexions d’OO au sujet de la vérification dans la BODS.
h) Amélioration continue
Du temps et des ressources devraient être consacrés à l’amélioration de la collecte des données, sur la base d’une analyse de la qualité des données qui sont saisies dans le registre. Il s’agit par exemple d’identifier les erreurs courantes dans la saisie de données et de reconcevoir la ou les section(s) du ou des formulaire(s) où ces erreurs sont présentes.