Aspects à prendre en compte relativement à l’élaboration de bases de données relationnelles pour les informations sur la propriété effective
2. Concepts clés
a) Qu’est-ce que la propriété effective?
Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui peut se trouver à l’extrémité d’une chaîne de propriété et qui bénéficie de l’existence d’une entreprise. Souvent, il n’y a qu’un seul lien entre un bénéficiaire effectif et une entreprise, mais parfois, la propriété peut comporter de longues chaînes complexes d’entités juridiques multiples.
Les structures de propriété et de contrôle peuvent être complexes
Des personnes physiques peuvent bénéficier des activités d’une entreprise au travers de leur propriété ou en exerçant une autre forme de contrôle. Il n’est pas rare que des personnes physiques détiennent un mélange de participations dans une entreprise qui, cumulées, font de ces personnes des bénéficiaires effectifs.
La propriété effective diffère de la propriété légale. Des entreprises peuvent posséder ou contrôler d’autres entreprises – on les appelle des « personnes morales ». Traditionnellement, la transparence de la propriété effective d’une entreprise se concentrait sur la propriété légale ou sur le niveau de propriété immédiatement au-dessus d’une entreprise.
La propriété et le contrôle d’une entreprise peuvent évoluer dans le temps. De nombreuses raisons peuvent expliquer les avantages pour des parties prenantes de connaître les prises de participations et de contrôle d’une entreprise à un moment donné dans le passé.
La propriété effective est internationale. Il est difficile de brosser un tableau complet de la propriété d’une entreprise dont les structures organisationnelles sont complexes et s’étendent sur plusieurs juridictions. Le Manuel de divulgation de la propriété effective examine ces aspects ainsi que leur impact possible sur le volume d’informations divulguées dans un registre.
Certaines entreprises peuvent avoir des raisons légitimes de ne pas pouvoir de déclarer tous leurs bénéficiaires effectifs. L’un des Principes d’OO stipule que « les données doivent être collationnées dans un registre central », mais il y a des nuances relativement aux données à publier. Ce point est examiné dans le document d’informations d’OO sur l’accessibilité publique.
Le document Beneficial ownership in law: Definitions and thresholds (La propriété effective et la loi: définitions et seuils) propose des définitions et des explications concernant un grand nombre de termes liés à la propriété effective, qui sont utilisés dans l’ensemble de ce document.
b) La Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS)
La Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS) fournit un format de données structurées ainsi que des orientations au sujet de la collecte, du partage et de l’utilisation des données sur la propriété effective. Les données conformes à la BODS étant présentées à l’aide de la notation des objets du langage JavaScript (JSON), elles conviennent tant pour une publication en ligne sous forme de données ouvertes que pour un transfert entre plusieurs systèmes dans un format d’échange de données.
Certaines des principales caractéristiques de la BODS sont présentées en détail ci-dessous:
i) Structure de données basée sur la déclaration
Le but d’une déclaration de propriété effective est de soutenir l’établissement du lien qui existe entre des entités et leurs bénéficiaires effectifs en dernière analyse et d’élaborer progressivement un dossier vérifiable sur la propriété effective.
La BODS comporte trois principaux niveaux d’objets JSON. Il s’agit de:
- la déclaration de propriété ou de contrôle;
- la déclaration d’entité;
- la déclaration de personne physique.
La BODS les utilise dans des déclarations associées pour indiquer le lien de propriété ou de contrôle existant entre une personne physique ou une entité et une autre entité. L’établissement de liens entre les déclarations permet de mieux comprendre les chaînes de propriété dans les cas où la propriété effective est indirecte.
ii) Différentes catégories de propriété et de contrôle
Une déclaration de propriété effective doit pouvoir décrire les nombreux mécanismes par lesquels la propriété et le contrôle d’une entité peuvent être exercés.
La BODS contient une liste de codes de types de participations permettant d’organiser les codes recommandés et des descriptions explicatives. Des travaux sont en cours afin d’ajouter de nouveaux codes à cette liste, en soutien à cette exigence.
iii) Vérifiabilité
Une série de déclarations de propriété effective doit contenir une piste d’audit reproduisible des changements effectués dans le temps. Pour y parvenir, les déclarations publiées conformément à laBODS doivent être traitées comme un grand livre de comptes en lecture seule, tandis que de nouvelles déclarations sont publiées pour modifier les données contenues dans des déclarations plus anciennes et sont annexées au grand livre de comptes.
En soutien à la vérifiabilité, l’une des principales exigences d’une base de données sur la propriété effective est qu’elle puisse produire un ensemble de déclarations qui décrivent la propriété effective d’une entité à tout moment dans le présent ou dans le passé. Il s’agit alors de dupliquer certaines données centrales, ce qui nécessite ensuite un stockage de données plus important.
iv) Identificateurs
Une déclaration de propriété effective doit utiliser des identificateurs pour identifier une déclaration de personne physique, d’entité ou de propriété ou de contrôle unique. Dans l’idéal, chaque individu ou entité doit, en conséquence, être identifié(e) par un identificateur unique, quel que soit le schéma d’identification.
Identificateurs de déclaration
Des conseils sur la création de déclarations d’entité, de personne physique et de propriété ou de contrôle figurent dans la documentation de la BODS. Il est impératif que deux déclarations différentes N’AIENT JAMAIS le même identificateur et, une fois qu’un identificateur est attribué à une déclaration, il NE DOIT PAS changer.
Identificateurs uniques du monde réel
Des orientations techniques sur les meilleures pratiques en matière d’identificateurs du monde réel sont présentées dans la documentation de la BODS. En particulier, il convient de noter ce qui suit:
- les identificateurs d’entités comprennent le schéma et l’identificateur sous forme de champs distincts;
- les identificateurs de personnes physiques comprennent également le schéma et l’identificateur sous forme de champs distincts, mais il se peut qu’ils soient conservés en interne, éventuellement sous forme cryptée, et qu’ils ne soient pas publiés.
v) Exemptions et autres informations manquantes
Quand des entreprises ne sont pas en mesure de déclarer des informations sur leur propriété effective, il convient de clarifier les raisons qui les en empêchent.
Les déclarations d’entités (unspecifiedEntityDetails) et de personnes physiques (unspecifiedPersonDetails) contiennent des objets pour déclarer les informations manquantes. Ces objets comprennent une valeur provenant de la liste de codes « UnspecifiedReason » et une autre valeur avec une description textuelle correspondant aux informations justificatives éventuelles.