Consideraciones para el diseño de bases de datos relacionales destinadas a la información sobre los beneficiarios finales

  • Publication date: 16 December 2021
  • Author: Opening Extractives

4. Recopilación de datos

En el momento de la recopilación de datos, se efectúa una serie de afirmaciones sobre una entidad y las relaciones de titularidad o control que conectan a la entidad con las personas u otras entidades. Los formularios de beneficiarios finales que se emplean para recopilar estos datos, ya sea en papel o en línea, deberían ser completados por una persona designada o autorizada por la empresa declarante.

Como se muestra en la figura 1, estos datos pueden ingresarse de manera directa en un formulario digital o de manera indirecta al completar un formulario en papel. Tenga en cuenta los siguientes factores cuando diseñe la metodología de recopilación de datos:

a) Declaraciones iniciales y de actualización

Deberían considerarse tanto las declaraciones iniciales como las actualizaciones, conocidas como"declaraciones de actualización".

En una declaración de actualización, podrían utilizarse campos que se hayan completado en la declaración anterior, donde la persona que realiza la declaración tiene la facultad de actualizarlos. Esto reducirá la cantidad de errores y la duplicación. Por otra parte, es fundamental registrar cómo y cuándo ocurre un cambio en los beneficiarios finales para poder publicar declaraciones del BODS realizadas en el pasado.

b) Claridad respecto de lo que se declara

La persona que envía la declaración siempre debería saber exactamente qué información que está declarando es correcta. Esto reviste especial importancia con las actualizaciones parciales y las correcciones.

Por ejemplo, una persona quizás deba actualizar el nombre de un beneficiario final. Cuando envía esa información actualizada, también declara lo siguiente:

  • Toda la información sobre el beneficiario final es correcta.
  • Toda la información sobre el beneficiario final sigue siendo correcta.
  • ¿Solo el nombre del beneficiario final es ahora correcto?

La interfaz debe dejar claros los límites de lo que se está declarando como correcto a la persona que realiza la declaración.

Dichos límites deberían posteriormente respetarse y mantenerse a medida que el sistema procesa y almacena la información. Por último, solo la información que se declaró como correcta en el momento del envío de la declaración se representará como nuevas declaraciones en el sistema.

Esta claridad es importante tanto desde el punto de vista legal como de la integridad de los datos.

c) Evitar la duplicación

En el funcionamiento ideal de un sistema de bases de datos de beneficiarios finales, cuando se realiza una declaración sobre una persona física, deberían ejecutarse procesos que permitan verificar un registro existente de dicha persona en el sistema.

Cuando haya un registro existente, este debería aparecer en la interfaz, o imprimirse en el formulario, de modo que el declarante pueda actualizar la información sobre el beneficiario final de la entidad.

Los identificadores del mundo real y las verificaciones con las formas de identificación personalmente identificables son dos métodos que pueden emplearse para evitar la duplicación de los datos registrados de una persona.

d) Diseño de formularios

Los formularios bien diseñados permiten que a las personas que los completan les resulte lo más fácil posible proporcionar información precisa e inequívoca. Esto reduce la cantidad de errores accidentales.Se facilita la tarea de enviar información más precisa y, al mismo tiempo, se hace más difícil ocultar de manera deliberada información falsa como errores.

El documento Beneficial ownership declaration forms: Guide for regulators and designers ofrece diversas cuestiones que deben tenerse en cuenta para la creación de los formularios y presenta un ejemplo práctico de un formulario donde se abordan estas cuestiones. Recomendamos que este documento lo lea toda persona encargada de desarrollar una base de datos de beneficiarios finales.

Los datos ingresados por la persona que realiza la declaración a veces no se publicarán en las declaraciones del BODS por razones de privacidad, por ende, este punto debería estar aclarado en el formulario cuando sea el caso.

Siempre que sea posible, utilice los métodos de recopilación de datos estructurados, como se describe en la siguiente sección.

e) Recopilación de datos estructurados

Las listas desplegables, las casillas de verificación y los botones de opción son todos ejemplos de métodos que recopilan datos estructurados.

El BODS especifica algunas de sus propias listas de códigos, así como el uso de listas de códigos abiertas y estandarizadas. Si a la persona que realiza la declaración se le proporcionan métodos cerrados de recopilación de datos, mejorará la precisión de los datos recopilados. No se recomienda la entrada de texto libre debido al carácter no estructurado de los datos recopilados.

Ejemplo de listas de códigos del BODS

La lista de códigos interestLevel contiene los valores Directa, Indirecta y Desconocida. Un formulario en línea podría implementar un botón de opción o un menú desplegable para registrar uno de esos valores.

Ejemplo de listas de códigos estandarizadas

El BODS establece que los países deberían identificarse con sus códigos ISO de 2 letras. Un formulario en línea debería ofrecer un menú desplegable donde se utilicen los nombres acortados de la lista de códigos ISO y completar la base de datos con el código de 2 letras.

f) Búsqueda de datos

La búsqueda de datos de personas o entidades depende de la legislación y los sistemas locales. Puede que sea posible realizar verificaciones locales sobre las entidades y las personas cuando se divulgan en la declaración de una empresa.

Estas verificaciones locales podrían llevarse a cabo dentro del registro de beneficiarios finales o en otros sistemas internos del Gobierno. Siempre que sea posible, deberán efectuarse estas verificaciones locales. A continuación, se brindan algunos ejemplos.

Individuos (personas)

En algunas jurisdicciones, se emplean números de identidad nacional, y un registro de beneficiarios finales podría tener acceso a ellos. Cabe la posibilidad de pedirle a la persona que realiza la declaración que ingrese un número de identidad nacional y, a continuación, corrobore si la información de la persona es correcta.

Empresas (entidades)

El registro de beneficiarios finales puede ser una extensión del registro de una empresa. Este debería ofrecer la posibilidad de buscar entidades inscriptas a nivel nacional. Cabe la posibilidad de pedirle a la persona que realiza la declaración que ingrese el número de la empresa y verifique la información asociada de dicha empresa.

g) Verificación de datos fuera de la jurisdicción de un registro

La verificación de la información de las personas o entidades que están fuera de la jurisdicción de un registro resulta más compleja. OO recomienda adoptar un enfoque basado en riesgo, donde elegir los métodos adecuados de verificación abarca evaluar el riesgo de que se ingresen datos erróneos a pesar de realizar la correspondiente verificación.

OO publicó un informe de políticas sobre buenas prácticas de verificación. Recomendamos que este documento lo lea toda persona encargada de desarrollar una base de datos de beneficiarios finales. Asimismo, hay un tema destacado en Github, donde se resumen las últimas reflexiones de OO sobre la verificación en el BODS.

h) Mejora continua

Deberían destinarse tiempo y recursos para mejorar la recopilación de datos en función del análisis de la calidad de los datos ingresados en el registro. Por ejemplo, al identificar los errores comunes de entra dade datos y al rediseñar la(s) sección(es) del(los) formulario(s) donde estos ocurren.

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