Verificación de los datos sobre beneficiarios finales
Verificación en el momento de la presentación
La verificación en el momento de la presentación debería:
- Garantizar que la información guarde conformidad con los patrones previstos y sea clara y sin ambigüedades (por ejemplo, que un código postal siga el formato esperado en un país determinado; que el total de acciones no supere el 100 %).
- Garantizar que la información refleje valores que efectivamente existan y sean reales, realizando verificaciones cruzadas con sistemas autorizados y otros registros gubernamentales cuando sea posible (por ejemplo, que un determinado código postal exista de verdad).
- Controlar las pruebas de respaldo cotejando la información presentada con los documentos originales (ya sea en copia impresa o mediante identificación digital, por ejemplo, comprobante de domicilio; pasaportes para la identidad de los propietarios o los remitentes de la información; certificados de acciones para la titularidad).
La divulgación de beneficiarios finales abarca tres tipos de información:
- Información sobre la(s) persona(s) involucrada(s) en una relación de propiedad o control;
- Información sobre la naturaleza de su propiedad o control;
- Información sobre la empresa u otra entidad jurídica de la que es propietaria o controlante.
Se pueden realizar diferentes controles de verificación en cada una de estas declaraciones informativas. Es fundamental que los regímenes de divulgación puedan desambiguar entre diferentes individuos y entidades (puntos 1 y 3), tanto en el tipo de datos que recogen como en los mecanismos de verificación que emplean. El punto 2, correspondiente a la información sobre la naturaleza de su propiedad o control, es el más difícil de verificar, y donde se producen más falsedades deliberadas. La verificación de cada uno de estos tipos de información es mucho más fácil de hacer cuando los datos están estructurados (es decir, organizados de manera congruente en campos separados y legibles por medios informáticos en lo posible) en lugar de desestructurados. La información sobre el remitente de los datos es un metadato crucial para las tres declaraciones de información.
Los criterios para verificar estos tres tipos de información pueden dividirse en las tres categorías principales que se indican a continuación. Es importante tener en cuenta que un criterio no excluye al otro y que los diversos criterios se complementan entre sí y pueden reforzar recíprocamente la fiabilidad y la calidad de los datos.
Garantizar la conformidad
Controles de conformidad
¿Los datos siguen un patrón previsto? Por ejemplo, ¿la fecha de nacimiento tiene el formato esperable? ¿El sistema rechaza fechas inadmisibles como el 31 de febrero?
Los controles de conformidad son una herramienta eficaz para eliminar los errores accidentales. Son relativamente fáciles y económicos de implementar en formularios digitales. Sin embargo, son menos eficaces para contrarrestar las falsedades deliberadas.
Ejemplo: Bélgica
En el Registro de Beneficiarios Finales en Última Instancia (UBO) de Bélgica, el sistema impide la inscripción de más del 100% de las acciones/derechos de voto de una persona, ya que esto no sería técnicamente posible, con lo cual se garantiza que los datos estén en conformidad con los patrones previstos. [1]
Garantizar que los valores sean reales y existentes
Verificación cruzada de datos
¿Es posible buscar los datos en un sistema autorizado, como otros registros gubernamentales, para controlar que sean exactos? Por ejemplo, ¿se puede cruzar la fecha de nacimiento con el registro civil? ¿O puede un sistema de identificación digital estatal verificar la identidad?
La verificación cruzada de datos puede automatizarse en gran medida, y es más eficaz que la conformidad, tanto en general como en lo que se refiere al abordaje específico de las falsedades deliberadas. Para que el cruce de datos sea eficaz se requiere una infraestructura y capacidad técnica básica, incluso en otras partes del gobierno, que proporcione datos para su cotejo. Es posible que haya que crear nuevos mandatos legales para utilizar estos datos si no existe ninguno. Estos controles dependen de la disponibilidad de registros autorizados y exactos (¿se han verificado los datos de esos registros?). Los controles solo podrían abarcar a los ciudadanos nacionales, dependiendo de la información disponible.
Ejemplo: China
En China, la información sobre los beneficiarios finales se cruza con varios otros registros gubernamentales, entre ellos el Sistema de Información de Registro dela Administración de Industria y Comercio, el Sistema Nacional de Publicidad de Información Crediticia Empresarial, el Sistema de Consulta del Código de Crédito Social Unificado del Sistema Nacional de Organizaciones, la Plataforma de Información de Registro de Entidades Comerciales, la Plataforma de Publicidad de Información Crediticia de Entidades Comerciales y el Sistema de Consulta de Registro Tributario. [2]
Ejemplo: Dinamarca
El Registro Central de Empresas de Dinamarca (CVR) cruza automáticamente la información presentada con diversos registros gubernamentales, incluidos el registro civil y el registro de direcciones danés. El sistema impide, por ejemplo, que se registre a una persona fallecida. [3]
Controlar las pruebas de respaldo
Certificación o autenticación notarial
¿Ha controlado alguien con autoridad en la materia (por ejemplo, un abogado o un notario) de manera independiente las pruebas documentales de las que surgen los datos y confirmado su veracidad? Por ejemplo, ¿puede un notario certificar la fecha de nacimiento de una persona garantizando la veracidad de un pasaporte escaneado?
Los controles de certificación pueden utilizarse para los tres tipos de información. En ellos intervienen terceras personas físicas que son imparciales (a menudo bajo juramento) y que ponen en juego su reputación profesional con sus afirmaciones de veracidad y asumen responsabilidad por las presentaciones falsas. Los controles de certificación exigen requisitos y pautas estrictas a fin de que no se registren prácticas divergentes en la presentación de la información (ver ejemplo a continuación). Para los gobiernos menos adelantados técnicamente, la autenticación notarial como medio de verificación suele ser una opción viable, como puede verse en algunos países de ingresos más bajos. [4] El uso de notarios y abogados podría constituir un obstáculo económico para realizar cambios, y sería relativamente más costoso para las empresas más pequeñas; además, podría traer aparejada la necesidad de hacer controles de verificación de esa persona (por ejemplo, ¿este abogado tiene licencia para ejercer?).
Ejemplo: Eslovaquia
En el Registro de Socios del Sector Público de Eslovaquia, intervienen terceros —abogados, notarios, bancos y auditores— que se encargan de controlar toda la información y que pueden ser responsabilizados si se descubre que proporcionaron información falsa. El análisis de las presentaciones realizado por OpenOwnership ha demostrado que puede haber divergencias en la calidad de las pruebas que respaldan los medios de propiedad y control, ya que algunos documentos notariales solo proporcionan una exposición descriptiva que no aporta suficiente claridad, mientras que otros incluyen diagramas claros de las estructuras de las empresas.
Ejemplo: Japón
En Japón, se exige a los notarios que controlen la identidad del beneficiario final examinando el contrato constitutivo y otros documentos presentados. También cotejan las identidades con su propia base de datos sobre grupos del crimen organizado y terroristas internacionales. [5]
Controles de la oficina registral
¿El encargado registral ha controlado las pruebas documentales y confirmado su veracidad?
Los controles de la oficina registral pueden utilizar separa los tres tipos de información, y aumentan aún más la confianza en la información suministrada. De este modo, se reduce la carga económica de las empresas en comparación con la exigencia de certificación por parte de terceros profesionales, pero el personal de la oficina registral podría necesitar capacitación complementaria para controlar la veracidad de las pruebas documentales. Esto también requiere un examen cuidadoso para determinar dónde recae la responsabilidad.
Verificar al responsable que realiza la presentación
La verificación de la información sobre la persona que remite una divulgación sobre beneficiarios finales puede ofrecer una protección adicional contra la presentación de información falsa. Según el régimen de divulgación,podría ser el propio beneficiario final, un representante de la empresa divulgadora o un tercero. La información sobre el responsable que realiza la presentación consiste esencialmente en metadatos, que son cruciales para aumentarla fiabilidad. Los controles de verificación descriptos anteriormente pueden emplearse para verificar la identidad de quien remite la información. Además, podría ser necesario establecer que la persona está autorizada a presentarla información en nombre del beneficiario final o de la empresa.
Los sistemas antes mencionados reducirán los errores y las falsedades deliberadas, y ayudarán a mejorar la calidad de los datos. Sin embargo, aun así sería posible que alguien ocultara a un verdadero beneficiario final. Por ejemplo, una persona real, autorizada y verificada podría presentar información en nombre de una empresa legítima y consignar información de una persona real y verificada que no es el beneficiario final, con el propósito de ocultar al verdadero. Hay otros mecanismos de verificación que pueden implementarse después de la presentación para mejorar aún más la calidad de los datos.
Notas al pie
[1] GAFI, “Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons” [Mejores prácticas en torno a los beneficiarios finales de las personas jurídicas]. Octubre de 2019. Disponible en inglés en: https://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/Best-Practices-Beneficial-Ownership-Legal-Persons.pdf [Consultado el 20 de abril de2020].
[2] Ibid.
[3] Ibid.
[4] Por ejemplo, en Malí. Véase GIABA, “Anti-money laundering and counter-terrorist financing measures. Mali Mutual Evaluation Report”. [“Medidas contra ella vado de dinero y la financiación del terrorismo. Informe de Evaluación Mutua de Malí”]. Noviembre de 2019. Disponible en inglés en: http://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/reports/mer-fsrb/GIABA-Mutual-Evaluation-Mali-2019.pdf [Consultado el 20 de abril de 2020].
[5] GAFI, “Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons” [Mejores prácticas en torno a los beneficiarios finales de las personas jurídicas].