Vérification des données sur la propriété effective
Vérification au moment de la transmission
La vérification au moment de la transmission consiste à :
- veiller à ce que les informations soient conformes à des modèles attendus, claires et exemptes d’ambiguïté (par exemple, un code postal respecte le format attendu dans un pays en particulier ; le total des actions ne dépasse pas 100 %) ;
- veiller à ce que les informations reflètent des valeurs qui existent et sont réelles en les recoupant avec les systèmes officiels et d’autres registres du gouvernement, si possible (par exemple, le code postal existe réellement) ;
- vérifier les pièces justificatives en contrôlant les informations soumises par rapport aux documents originaux (soit la copie papier soit par une identification numérique ; par exemple, un justificatif de domicile, un passeport prouvant l’identité des propriétaires ou des déclarants, des certificats d’action pour la propriété).
La divulgation de la propriété effective comprend trois types d’information :
- des informations sur la ou les personnes physiques impliquées dans une relation de propriété ou de contrôle ;
- des informations sur la nature de leur propriété ou contrôle ;
- des informations sur l’entreprise ou une autre entité juridique qu’elles possèdent ou contrôlent.
Il est possible de réaliser plusieurs contrôles pour chacune de ces déclarations d’informations. Les régimes de divulgation doivent être capables de distinguer les diverses personnes physiques et entités, points 1 et 3, aussi bien dans le type de données collectées que dans les mécanismes de vérification utilisés. Le point 2, informations sur la nature de leur propriété ou contrôle, est le plus difficile à vérifier, et le plus sujet aux faux délibérés. Il est beaucoup plus facile de vérifier ces types d’informations lorsque les données sont structurées (autrement dit, organisées en champs distincts, et lisibles par une machine, dans l’idéal)plutôt que l’inverse. Les informations sur le déclarant sont des métadonnées essentielles aux trois déclarations d’informations.
Les approches pour vérifier ces trois types d’informations peuvent être divisée en trois grandes catégories décrites ci-dessous. Il est important de garder à l’esprit qu’une approche ne peut pas en exclure une autre, et que plusieurs approches peuvent se compléter et renforcer mutuellement la fiabilité et la qualité des données.
Assurer la conformité
Contrôles de la conformité
Les données respectent-elles un modèle attendu ? Par exemple, la date de naissance se présente-t-elle sous le format convenu ? Le système refuse-t-il les dates non admissibles comme le 31 février ?
Les contrôles de conformité constituent un bon outil pour éliminer les erreurs accidentelles. Ils sont relativement faciles et peu coûteux à mettre en place sous forme numérique. Néanmoins, ils sont moins efficaces que la lutte contre les faux délibérés.
Exemple : la Belgique
Dans le registre belge des bénéficiaires effectifs (registre UBO), le système empêche l’enregistrement d’un chiffre supérieur à 100 % des actions/droits devote d’une personne, car ce serait impossible d’un point de vue technique. Ceci permet de garantir la conformité des données aux modèles attendus. [1]
S’assurer que les valeurs sont vraies et existent
Recoupement des données
Est-il possible de consulter des renseignements dans un système faisant autorité, comme d’autres registres publics,pour en vérifier l’exactitude ? Par exemple, est-il possible de recouper une date de naissance avec l’état civil ? Est-il possible de vérifier une identité à l’aide du système d’identité numérique d’un État ?
Le recoupement des données peut en grande partie être automatisé. Il est plus efficace que la conformité, car il permet de lutter de manière générale et spécifique contre les faux délibérés. Pour être efficace, le recoupement nécessite une infrastructure et une capacité techniques de base, notamment dans d’autres instances gouvernementales, qui fournissent des données à des fins de recoupement. De nouveaux mandats légaux pour utiliser ces données devront être créés s’ils n’en existent pas. Ces contrôles dépendent des registres existants et fiables (les données de ces registres ont-elles été vérifiée ?) et ne concernent que les citoyens nationaux, en fonction des informations disponibles.
Exemple : la Chine
En Chine, les informations sur les bénéficiaires effectifs sont recoupées avec d’autres registres du gouvernement, notamment le Système informatisé d’immatriculation de l’Administration de l'industrie et du commerce, le Système national d'information de crédit des entreprises, le Système de codes de crédit social unifiés, la Plateforme d’information sur l’enregistrement des entités commerciales, la Plateforme d’information de crédit des entités commerciales, et le Système de consultation des enregistrements fiscaux. [2]
Exemple : le Danemark
Le registre central des entreprises du Danemark recoupe automatiquement les informations transmises avec les divers registres du gouvernement, notamment le registre de l'état civil et le registre des adresses au Danemark. Le système empêche, par exemple, l’enregistrement d’une personne décédée. [3]
Contrôler les pièces justificatives
Certification ou authentification
Une personne représentant l’autorité (par exemple, un avocat ou un notaire) a-t-elle effectué un contrôle indépendant des pièces justificatives des données et confirmé leur véracité ? Par exemple, un notaire peut-il certifier la date de naissance d’une personne en garantissant la véracité d’un scan de passeport ?
Des contrôles de certification peuvent être réalisés pour les trois types d’informations. Pour cela, des personnes physiques impartiales (souvent sous serment) risquent leur réputation professionnelle sur des allégations de véracité et assument la responsabilité des fausses déclarations. Les contrôles de certification doivent reposer sur des exigences et des directives strictes afin de ne pas donner lieu à des pratiques divergentes dans la communication d’informations (voir l’exemple ci-dessous). Pour les gouvernements techniquement moins avancés, l’authentification comme moyen de vérification représente souvent une option viable, comme il est possible de le constater dans certains pays à revenu faible. [4] Le recours à des notaires et des avocats peut constituer un obstacle financier aux changements, être relativement plus coûteux pour les petites entreprises et également nécessiter des contrôles de vérification sur la personne en question (par exemple, cet avocat a-t-il le droit d’exercer sa profession ?).
Exemple : la Slovaquie
Dans le Registre des partenaires du secteur public slovaque, les tiers (avocats, notaires, banques et commissaires aux comptes) ont l’obligation de contrôler toutes les informations et peuvent être tenus responsables s’ils fournissent de fausses informations. D’après l’examen des transmissions d’informations d’OpenOwnership, il peut y avoir un écart dans la qualité des preuves à l’appui des moyens de détention de propriété et de contrôle, car certains documents authentifiés ne donnent qu’une description insuffisante, tandis que d’autres contiennent des diagrammes précis de la structure des entreprises.
Exemple : le Japon
Au Japon, les notaires sont tenus de vérifier l’identité du bénéficiaire effectif par le biais des statuts et des autres documents transmis. Ils doivent également vérifier les identités par rapport à leur propre base de données sur les groupes criminels organisés et les terroristes internationaux. [5]
Contrôles du greffier
Le greffier a-t-il vérifié les pièces justificatives et confirmé leur véracité ?
Il est possible de recourir aux contrôles du greffier pour les trois types d’informations, ainsi que pour renforcer la certitude des informations fournies. Ainsi, la charge financière n’incombe plus aux entreprises, contrairement à l’exigence de certification de la part de professionnels tiers. En revanche, une formation au contrôle de la véracité des pièces justificatives peut être nécessaire pour le personnel de greffe. Une évaluation approfondie de la responsabilité est également requise.
Vérifier les informations sur le déclarant
La vérification des informations sur la personnes chargée de la déclaration de l'identité du ou des bénéficiaire(s) effectif(s) peut constituer une mesure de protection supplémentaire contre la communication de fausses informations. Selon le régime de divulgation, il peut s’agir du bénéficiaire effectif, d’un représentant de l’entreprise ou d’un tiers. Les informations sur le déclarant sont essentiellement des métadonnées essentielles pour une meilleure fiabilité. Les contrôles décrits ci-dessus peuvent être déployés afin de vérifier l’identité du déclarant. De plus, ils peuvent être nécessaires afin d’établir que la personne est autorisée à transmettre des informations au nom du bénéficiaire effectif ou de l’entreprise.
Les systèmes ci-dessus permettront de limiter les erreurs ou les faux délibérés, et contribueront à améliorer la qualité des données. Néanmoins, il sera toujours possible de dissimuler un bénéficiaire effectif. Par exemple, une personne autorisée et vérifiée peut soumettre des informations au nom d’une entreprise légitime et soumettre les informations d’une personne vérifiée qui n’est pas un bénéficiaire effectif, dans le but de dissimuler le véritable bénéficiaire effectif. D’autres mécanismes de vérification peuvent être déployés après la transmission afin d’améliorer la qualité des données.
Notes de bas de page
[1] GAFI, « Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons ». Octobre 2019. Disponible à l’adresse : https://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/Best-Practices-Beneficial-Ownership-Legal-Persons.pdf [document en anglais consulté le 20 avril 2020].
[2] Ibid.
[3] Ibid.
[4] Par exemple, au Mali. Voir GIABA, « Anti-money laundering and counter-terrorist financing measures. Mali Mutual Evaluation Report ». Novembre 2019. Disponible à l’adresse : http://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/reports/mer-fsrb/GIABA-Mutual-Evaluation-Mali-2019.pdf [Consulté le 20 avril 2020].
[5] GAFI, « Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons ».