Vérification des données sur la propriété effective

Présentation

Afin de maximiser l’impact des registres des bénéficiaires effectifs, il est important que les utilisateurs et les autorités aient la certitude que les données contenues dans un registre reflètent la réalité actuelle des personnes physiques qui possèdent ou contrôlent une entreprise donnée.

La vérification est l’association de contrôles et d'autres processus sur laquelle un régime de déclaration particulier s’appuie pour s’assurer que les données relatives aux bénéficiaires effectifs sont de bonne qualité, autrement dit exactes et exhaustives à un moment donné.

La vérification nécessite la création de systèmes visant à contrôler que les informations soumises au registre sont au moins plausibles, apparaissent sous le bon format, ne comportent pas d’omissions, ont été fournies par une personne habilitée et sont, dans l’idéal, exemptes d’erreurs et de fausses déclarations.

Pour la majorité des entreprises ayant une structure de propriété relativement simple, la détermination et la vérification de leurs bénéficiaires effectifs seront plutôt faciles. En revanche, cet exercice sera plus compliqué pour la minorité d’entre elles dont la structure de propriété complexe et souvent transnationale implique de nombreuses entités juridiques différentes. Dans ce cas, il peut être impossible de savoir avec une certitude totale que les données relatives aux bénéficiaires effectifs communiquées représentent une image exacte et complète.

Une divulgation de la propriété effective est davantage une déclaration des bénéficiaires effectifs à un certain moment donné, plutôt qu’une vérité absolue. C’est le cas pour bien d’autres types d’informations régulièrement déposées parles entreprises, comme les états financiers. Par conséquent,un bon système de vérification est indispensable pour que les utilisateurs puissent se fier aux données. Les systèmes de vérification améliorent la fiabilité en :

  • apportant de la clarté sur la provenance des données et les contrôles réalisés ;
  • réduisant les risques associés aux fausses données ;
  • déclenchant les bonnes alarmes lorsque des données relatives aux bénéficiaires effectifs sont fausses ou suspectes.

Il n’existe pas de solution toute faite en matière de vérification. Le caractère approprié du système de vérification pour un régime de divulgation particulier dépendra du contexte local. Le présent document vise à énoncer les grands principes sous-jacents aux systèmes de vérification efficaces. Par ailleurs, les personnes chargées de la transparence de la propriété effective utilisent parfois le terme « vérification » pour désigner différentes notions. Ce document propose un vocabulaire commun pour l'ensemble des acteurs qui contribuent à la vérification des données relatives aux bénéficiaires effectifs.

Types de données incorrectes pouvant être traitées par les systèmes de vérification

Un bon système de vérification traitera les :

  • erreurs accidentelles, c’est-à-dire les données qui ont été saisies par erreur (par exemple, mauvaise orthographe du pays de résidence) ;
  • faux délibérés, c’est-à-dire les fausses données saisies dans l’intention de tromper.

Il existe plusieurs méthodes et mécanismes de vérification avec différents niveaux d’efficacité concernant les erreurs accidentelles et les faux délibérés. En général, les premières sont plus faciles à traiter que les seconds.

Types de contrôles entrant dans le cadre de la vérification

La vérification se compose de divers contrôles pouvant être effectués :

  • au moment de la transmission des informations sur les bénéficiaires effectifs ;
  • après la transmission des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Figure 1. Les étapes de vérification des données sur la propriété effective

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Étape 1 : Transmission des données

La divulgation de la propriété effective consiste en la transmission d’informations à propos d’une personne physique, d’une entité et de la relation de contrôle entre elles.

Étape 2 : Vérification au moment de la transmission

Plusieurs contrôles (conformité, recoupements et contrôles des pièces justificatives) sont effectués au moment de la transmission. Les données non valides doivent être transmises à nouveau. Les données valides font l’objet de contrôles après leur transmission.

Étape 3 : Vérification après la transmission

Les erreurs, les omissions et les incohérences sont signalées au greffier et doivent être corrigées ou transmises à nouveau ; les données obsolètes doivent être retransmises ou être confirmées comme étant correctes ; les activités ou modèles suspects au niveau des données sont communiqués à la cellule d’enquête financière, triés comme faux positifs, et transmis à nouveau ou remontés pour une enquête plus approfondie.

La vérification est un processus continu : à chaque contrôle, la qualité et la fiabilité des données s’améliore. Toutes les mesures de vérification doivent être assorties d’un régime de sanctions complètes, proportionnées et dissuasives.

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