Verifikasi Data Kepemilikan Manfaat
Ringkasan
Untuk memaksimalkan dampak register kepemilikan manfaat, pengguna dan pihak berwenang harus memiliki keyakinan bahwa data yang tercantum dalam register secara luas mencerminkan realitas yang sesungguhnya dan terkini mengenai pemilik atau pengendali perusahaan tertentu.
Verifikasi merupakan kombinasi antara pemeriksaan dan proses yang dipilih oleh aturan pengungkapan tertentu untuk memastikan bahwa data kepemilikan manfaat berkualitas tinggi, yakni akurat dan lengkap pada suatu waktu tertentu.
Verifikasi meliputi pembuatan sistem untuk memeriksa bahwa informasi yang dikirimkan ke register minimal masuk akal; tampak dalam format yang benar; bebas dari penghilangan; sudah disediakan oleh pihak berwenang yang relevan; dan idealnya bebas dari segala kesalahan dan kepalsuan.
Untuk sebagian besar perusahaan dengan struktur kepemilikan yang relatif sederhana, penentuan dan verifikasi kepemilikan manfaat (BO) mereka akan terasa relatif mudah. Penentuan BO akan lebih sulit bagi sebagian kecil perusahaan dengan struktur kepemilikan yang kompleks dan sering kali lintas negara yang meliputi berbagai macam badan hukum. Dalam kasus semacam ini, kepastian 100% bahwa data BO yang diungkapkan merepresentasikan gambaran yang akurat dan lengkap mungkin tidak akan tercapai.
Pengungkapan BO merupakan pernyataan yang dibuat mengenai BO pada suatu waktu tertentu, alih-alih sebagai suatu kebenaran mutlak. Inilah fakta sesungguhnya untuk berbagai jenis informasi lain yang berkasnya rutin diserahkan oleh perusahaan, seperti laporan tentang aktivitas keuangan. Oleh karena itu diperlukan sistem verifikasi yang baik agar pengguna dapat mengandalkan data tersebut. Sistem verifikasi meningkatkan keandalan dengan:
- memberikan kejelasan tentang asal-usul data dan jenis pemeriksaan yang sudah dilakukan
- mengurangi risiko yang menyertai data palsu
- memicu alarm yang tepat ketika ada data BO palsu atau mencurigakan
Tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua kasus verifikasi dan sistem verifikasi yang tepat untuk suatu aturan pengungkapan tertentu akan bergantung pada konteks lokal yang spesifik. Dokumen ini bermaksud memaparkan prinsip-prinsip umum yang menopang semua sistem verifikasi yang efektif. Selain itu, mereka yang menangani transparansi kepemilikan manfaat kadang-kadang menggunakan ‘verifikasi’ untuk mengacu kepada sejumlah hal yang berbeda. Informasi singkat ini memberikan kosakata umum bagi mereka yang menangani verifikasi data kepemilikan manfaat.
Jenis-jenis data salah yang dapat ditangani oleh sistem verifikasi
Sistem verifikasi yang baik akan dapat menangani:
- Kesalahan tidak sengaja: data yang dimasukkan salah secara tak disengaja (misalnya, pengejaan negara tempat tinggal secara salah)
- Kepalsuan disengaja: data salah yang dimasukkan dengan tujuan untuk menipu
Terdapat beragam metode dan mekanisme untuk verifikasi, dan kesemuanya itu memiliki tingkat efektivitas yang berbeda-beda dalam hal menemukan kesalahan tidak disengaja dan kepalsuan yang disengaja. Biasanya, kesalahan tidak disengaja lebih mudah ditangani daripada kepalsuan disengaja.
Jenis-jenis pemeriksaan verifikasi
Verifikasi terdiri atas sejumlah pemeriksaan yang dapat dilakukan:
- pada saat pengiriman informasi BO
- setelah pengiriman informasi BO
Gambar 1: Langkah-langkah verifikasi data kepemilikan manfaat
Langkah 1: Pengiriman Data
Pengungkapan kepemilikan manfaat dikirimkan sebagai informasi tentang orang, entitas, dan hubungan pengendali di antara mereka (halaman 5).
Langkah 2: Verifikasi pada Saat Pengiriman
Sejumlah pemeriksaan verifikasi (kesesuaian, pemeriksaan silang, dan pemeriksaan bukti pendukung) dilakukan pada saat pengiriman (halaman 5). Data yang gagal dalam pemeriksaan ini perlu dikirim ulang. Data yang lulus dari pemeriksaan ini akan melalui sejumlah pemeriksaan menyusul pengiriman (halaman 8).
Langkah 3: Verifikasi Setelah Pengiriman
Kesalahan, penghilangan, dan ketidaksesuaian dilaporkan kepada petugas registrasi dan membutuhkan koreksi atau pengiriman ulang (halaman 8); data lama perlu dikirim ulang atau konfirmasi bahwa data tersebut masih benar (halaman 9); aktivitas atau pola yang mencurigakan pada data diteruskan kepada FIU dan mengalami triase sebagai positif palsu sehingga membutuhkan pengiriman ulang atau eskalasi untuk penyelidikan lebih lanjut (halaman 9).
Verifikasi merupakan proses yang terus berjalan: kualitas dan keandalan data meningkat seiring dengan setiap pemeriksaan verifikasi. Semua langkah verifikasi harus diterapkan dengan aturan sanksi yang menyeluruh, proporsional, dan disuasif (halaman 11).