Établir des registres vérifiables des déclarations de propriété effective

Caractéristique 1 : Des dates et heures fiables et complètes

Pour répondre à cette question, il faut explorer l’historique des données. Ceci requiert une bonne compréhension de la manière dont les informations communiquées reflètent la chronologie des événements réels.

De manière générale, les dates et heures des registres de propriété effective nous disent :

• quand telle caractéristique de la propriété effective est apparue ;
• quand les informations relatives à cette caractéristique ont été divulguées ;
• quand les informations ont été inscrites dans le registre.

Par exemple, une personne peut se retirer d’une entreprise à une date donnée et cesser d’être un bénéficiaire effectif. Ces informations pourraient être communiquées sept jours plus tard, mais ne devenir visibles sur le site Web d’un registre des sociétés que dix jours plus tard.

Figure 2 . Chronologie du flux d’informations

La publication de ces dates dans le registre permet de recréer la chronologie des dossiers des entreprises et de dresser un tableau de la propriété et du contrôle de celles-ci à un moment précis dans le temps. Quand les dates sont publiées, il est donc important d’indiquer clairement ce qu’elles signifient. Si l’on prend, par exemple, l’identité d’une personne à une date donnée dans la rubrique « Date de propriété effective », il n’est pas immédiatement évident que ce soit la date à laquelle ses intérêts particuliers dans une entité ont commencé ou ont cessé, ou celle à laquelle ils ont été divulgués. Une politique de publication rigoureusement tenue ou un guide d’utilisation des données peut être d’une grande aide lorsqu’il s’agit d’interpréter les informations de manière précise (voir la dernière caractéristique ci-dessous).

Un bon point de départ lorsqu’il est question des types de dates qui devront être enregistrées par un système de déclaration est le règlement s’appliquant aux déclarations du pays concerné. Celles-ci doivent préciser les circonstances particulières qui déclenchent la divulgation des informations sur la propriété effective, leur actualisation et leur confirmation. Par exemple, l’enregistrement initial d’une entité, un changement de propriétaire effectif ou des exigences en matière de déclarations annuelles pourraient tous entraîner une obligation de divulgation. Il est probable que des sanctions seront appliquées dans les cas de non-conformité aux exigences de déclaration. La collecte d’informations précises sur la date est donc essentielle pour le signalement des cas de non-conformité. Ces considérations sont abordées plus en détail dans le document « Conception et application des sanctions (Designing sanctions and their enforcement) ».

D’un point de vue pratique, certaines dates peuvent être saisies dans un formulaire de déclaration (par exemple, celui portant sur la « Date de cessation du statut de bénéficiaire effectif ») alors que d’autres pourraient être collectées automatiquement dans des métadonnées par un système en ligne (par exemple, « Date de soumission de la déclaration »).

La Norme sur les données de propriété effective (Beneficial Ownership Data Standard – BODS) comporte des dispositions relatives à la publication des dates cruciales relatives aux déclarations de propriété effective. Open Ownership va également élaborer des indications sur la façon de comprendre et d’utiliser les champs réservés aux dates dans un schéma de données. Tout cela signifie que la production d’un instantané ponctuel de la propriété et du contrôle d’une entreprise devient un processus fiable et reproductible.

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